اصول نامه نگاری دوستانه

نامه نوشتن بر طبق اصول نامه نگاری دوستانه قبل از هر چیز نیاز به فکر کردن و سنجیدن دارد اینکه نامه را برای چه کسی می نویسیم برای اینکه بتوانیم روی خواننده نامه تاثیر بگذارد و هدف نامه را به آن انتقال دهیم باید خوب بر روی کلماتی که بر ذهن مان می آید تمرکز کنیم و کنار هم قرار دهیم و زمان لازم و کافی را برایش بگذاریم.
زمانی که نامه ای اعتراض آمیز و طعنه آمیز می نویسید هیچ گاه برای ارسال آن نامه عجله نکنید چون ممکن است پس از مدتی از نوشتن آن پشیمان شوید چون اثر نوشتن از گفتار بیشتر است و این ممکن است تا مدتها سبب دلخوری و ناراحتی خواننده نامه شود.

اصول نامه نگاری دوستانه

اصول نامه نگاری دوستانه

۱٫ هدف نامه

ابتدا هدف از نوشتن نامه را مشخص کنید که برای چه کاری نامه را می نویسید.

هدف نوشتن یک نامه:

  • نوشتن نامه عاشقانه
  • نوشتن تقاضای کار
  • دعوت و قدردانی
  • درخواست مرخصی
  • و …

که برای نوشتن هر کدام باید اصول آموزش نامه نگاری را مطالعه و رعایت کنید تا بتوانید بر طبق اصول و به روش صحیح و درست نامه را بنویسید.

۲٫ موضوع نامه

موضوع نامه را می توانید خودتان براحتی انتخاب کنید و از نوشتن نامه ای که سبب نگرانی و ناراحتی و استرس در خواننده نامه شود اجتناب کنید و نامه ای که می نویسید باید دارای مطلبی باشد که سبب به شوق آمدن خواننده شود. برای یافتن موضوع نامه لازم نیست از موضوعات دیگران استفاده کنید.

۳٫ داشتن اعتماد به نفس

اگر شخصی خجالتی هستید با نوشتن نامه می توانید خواسته خود را بیان کنید. برای نوشتن یک نامه خوب و تاثیرگذار داشتن اعتماد به نفس به شما خیلی کمک خواهد کرد که روی موضوع نامه کامل متمرکز شوید و تنها سه اصل مهم را در نظر بگیرید.

سه اصل مهم شامل :

  • نویسنده نامه
  • اطلاعات نویسنده
  • خواننده نامه

۴٫ شناختن مخاطب نامه

شناخت مخاطب فقط داشتن اسم و شغل او نمی باشد مخاطب هر کسی که باشد مطمٔنا برای مان با ارزش محسوب می شود شناخت کامل او و عواطف و احساساتش تاثیر و نفوذ بیشتری روی خواننده نامه خواهد داشت.

مثلا زمانیکه نامه را برای پدر مادر خواهر و یا برادر خود می نویسید احساس های مختلفی برای هر کدام دارید.

۵٫ نوشتن پیش نویس

ابتدا همیشه قبل از نوشتن نامه آن را بصورت پیش نویس بنویسید که بتوانید ایرادات و مشکلات آن را ویرایش و اصلاح کنید و یک روش یافتن مشکلات نامه با صدای بلند خواندن آن می باشد که سبب راحت پیدا کردن مشکلات نامه می باشد.

۶٫ مشاوره گرفتن

می توانید در مورد نامه ای که می نویسید از دیگران و دوستانتان نظرخواهی کنید و نامه را برایشان بخوانید تا مشکلات نگارشی و موضوعی تان برطرف شود.

۷٫ روش نوشتن نامه

هیچ گاه با ذهن خسته و بدون تمرکز شروع به نوشتن نامه نکنید و فقط زمانیکه راحت و آرامش دارید به شخصی که می خواهید برایش نامه بنویسید فکر کنید و او را در ذهن مان تجسم کنیم و با توجه به ویژگی هایش بهترین و با نفوذترین جملات را بنویسیم.نوشتن نامه مانند سخن گفتن است با این تفاوت که کسی وسط نوشتن اعتراضی نمی کند و آن را قطع نمی کند.

نکات زیر را هنگام نوشتن نامه همواره فراموش نکنید:

  • همواره هدف اصلی را فراموش نکنید.
  • صمیمی و ساده و کوتاه بنویسید.
  • از بکار بردن کلمات رکیک خودداری کنید.
  • همیشه در تمام جملات با رعایت ادب و احترام بنویسید.
  • متواضع باشید و هنگام نوشتن از تکبر و غرور دوری کنید.
  • از تعریف و تمجید بیش از حد اجتناب کنید.

آموزش نامه نگاری

هر شخص بر اساس نیاز به ارتباط با شخص دیگر و یا موسسه ای دیگر نامه که پیام کتبی می باشد را ارسال می کند. از آنجاییکه تاثیر نوشتار از گفتار بیشتر است در نتیجه روش نوشتن صحیح نامه بسیار مهم است از اینرو ما انواع نامه ها داریم نامه های اداری و رسمی و نامه های دوستانه و غیر رسمی که هر کدام نیاز به اصول نامه نگاری خاص خود هستند در زیر به آموزش نامه نگاری پرداخته ایم.

آموزش نامه نگاری

آموزش نامه نگاری

آموزش ساختار نامه نگاری دارای ۸ بخش می باشد و در زیر به بررسی آنها می پردازیم:

۱٫ سربرگ

سربرگ شامل دو بخش است:
– تاریخ
– شماره نامه

الف- نامه های رسمی و اداری

در این نامه ها سربرگ شامل اسم شرکت بهمراه آرم شرکت می باشد که در بالا و در وسط کاغذ قرار داده می شود که در برخی از سازمان ها آرم در سمت راست قرار می گیرد و شماره نامه، تاریخ و پیوست آن در سمت بالا و در امتداد نام سازمان و آرم در سمت چپ نامه قرار می گیرد.شماره نامه که جزءیات مربوط به نویسنده و پرونده می باشد که در پاسخ به نامه بهتراست به شماره نامه ای که پاسخ داده شده است بیان شود که مکان شماره نامه و بازگشت آن گاهی در یک خط و گاهی در دو خط در سازمان های مختلف می باشد.

ب- نامه های دوستانه و غیر رسمی

در این نامه ها دیگر نیاز نیست مانند نامه های رسمی و اداری اسم و آرم و شماره و پیوست داشته باشد و بستگی به ذوق و سلیقه نویسنده نامه دارد می تواند تاریخ بنویسد و نامه را با نام خدا آغاز کند.

۲٫ به نام خدا

نامه را با نام و یاد خدا شروع می کنیم.

۳٫ نام و سمت گیرنده نامه

نامه های رسمی و اداریابتدا نام گیرنده نامه را با احترام می نویسیم و در زیر آن هم سمت سازمانی آن را می نویسیم.

۴٫ سلام و درود

نامه های رسمی و اداریدر زیر سمت گیرنده نامه قرار می گیرد که در مورد گیرنده نامه می باشد.

۵٫ متن نامه

متن نامه را در چندین پاراگراف می نویسند که برای هر عنوان یک پاراگراف در نظر می گیریم که متن نامه از سه بخش تشکیل می شود مقدمه، پیام اصلی و نتیجه نامه می باشد که در مقدمه وظیفه جلب توجه کاربر است در بخش پیام اصلی متن اصلی و درخواست اصلی نامه را می نویسم و در قسمت نتیجه هم خواننده را در رسیدن به هدف مورد نظرش تشویق و ترغیب می کند. متن نامه در نامه های رسمی و اداری نباید دستوری باشد بلکه باید آن را بصورت خواهشی نوشت.

۶٫ قرار دادن تشکر و قدردانی

نامه های رسمی و اداری

در آخر نامه متناسب با سلام و درود یک پایان احترام آمیز نوشته می شود که در سمت راست و با مقداری فاصله از حاشیه قرار می گیرد که از گیرنده نامه تشکر می کنیم.

۷٫ امضاء

الف- نامه های اداری و رسمی

در نهایت نامه باید امضاء شود که در زیر جمله احترام آمیز می باشد که معمولا نام امضاء کننده نامه در زیر تایپ می شود و در همان مکان امضاء می شود و در کنار نام امضاء کننده تاریخ را هم درج می کنیم.

ب- نامه های دوستانه و غیر رسمی

در این نوع نامه ها نوشتن نامه کوچک نویسنده ی نامه کفایت می کند.

۸٫ رونوشت نامه

نامه های رسمی و اداری

رونوشت نامه مشخص کننده ی اشخاص و سازمان هایی می باشد که دریافت کننده نامه هستند که در زیر امضاء و در سمت راست نامه نوشته می شود.

 

انواع نامه ها

تعریف نامه:
نامه یک ارتباط نوشتاری بین دو فرد و یا دو سازمان یا موسسه می باشد که در مکان های مختلف از هم قرار دارند. امروزه با توسعه ی تکنولوژی هایی مانند: تلفن، تلگراف و اینترنت از نامه کمتر استفاده می شود.
نامه نشان دهنده فرهنگ، فکر، سلیقه و منش نویسنده است که گاهی تاثیری که نامه بر خواننده می گذارد از قدرت سخن بیشتر است.انواع نامه ها وجود دارد که در زیر به بررسی آنها می پردازیم.

انواع نامه ها

۴ مورد مهم در نوشتن انواع نامه ها

۱.بیان نوشتن مناسب با نوع نامه باشد(رسمی و یا غیر رسمی)
۲٫انتخاب رنگ خودکار مناسب(آبی یا مشکی)
۳٫رعایت علامت نگارشی
۴٫انتخاب کاغذ مناسب و تمیز

انواع نامه ها

الف. نامه های دوستانه (غیر رسمی)

برای ارتباط بین افراد می باشد که قانون و قاعده خاصی ندارد و بیشتر به ذوق و سلیقه نویسنده بستگی دارد که بصورت صمیمی و نزدیک به عامیانه می باشد و این نامه تاثیر بسزایی بر روی خواننده خواهد داشت و خصوصیت مهم این نامه این می باشد که قالبی نبوده است و هر کس به روش خودش آن را می نویسد و هیچ دو نامه دوستانه ای شبیه به هم نمی باشد.

نکات مهم در نوشتن نامه های دوستانه (غیر رسمی):

۱٫ از کاغذ تمیز و خط خوانا استفاده کنید.
۲٫ از طول نامه بسیار کوتاه و طولانی اجتناب کنید و طول آن متناسب گیرنده و نویسنده باشد.
۳٫ نباید سبب آزار گیرنده شویم و از کلمات تند و الفاظ نامناسب استفاده نکنید چون تاثیر نامه از گفتار بیشتر است.
۴٫ نباید از کلمات کوچه بازاری استفاده کنید بلکه فقط نزدیک به زبان گفتار باشد.
۵٫ نامه را خیلی اعتراض آمیز ننویسید که موجب ناراحتی گیرنده شود و موجب پشیمانی خودتان گردد.
۶٫ همیشه یک نسخه از نامه ای را که ارسال می کنید را پیش خود نگه دارید.

ب. نامه های رسمی (اداری)

این نامه ها برای کارهای اداری و آموزشی و سیاسی و … در سازمان ها کاربرد دارد که طریقه نوشتن آن متفاوت است و نباید از کلمات عامیانه و دوستانه استفاده کرد که نوعی اهانت ترقی می شود که خود این نامه ها دو دسته هستند یکی نامه های اداری و دیگری هم پیام های دعوت و تشکرآمیز و تسلیت و تبریکات و غیره که باید این نامه ها هم مختصر و همراه با احترام و روشن نوشته شوند و دارای اصول نامه نگاری اداری می باشد که باید رعایت شود.

نامه رسمی از قسمت های زیر تشکیل شده است:

۱٫ مقدمه (سرآغاز نامه است)
۲٫ شماره
۳٫ تاریخ
۴٫ موضوع (درخواست استخدام، درخواست مرخصی، درخواست وام و …)
۵٫ عنوان نامه (اداره ی محترم، موسسه ی محترم، مدیریت محترم و …)
۶٫ کلمات احترام(عاری از تملق و چاپلوسی باشد مانند: احتراما، خواهشمند است، با عرض ادب، با عرض سلام، سپاسگزاری و … )
۷٫ متن نامه (شرح نامه است که هدف و انگیزه نامه را بیان می کنید)
۸٫ امضاء (بهمراه نام و نام خانوادگی)

نکات مهم در نوشتن نامه های اداری:

۱٫ بدون غلط املایی باشد
۲٫ از بکار بردن کلمات مترادف و هم معنی اجتناب کنید و خلاصه و مفید بنویسید.
۳٫ از بکار بردن کلمات عامیانه پرهیز کنید.
۴٫ از فونت و قلم مناسب استفاده کنید.
۵٫ نامه را با نام خدا آغاز کنید.
۶٫ در شروع و آخر نامه کلمات احترام آمیز بکار ببرید.
۷٫ از کاغذ با سایز مناسب استفاده کنید.
۸٫ متن نامه واضح و روشن و بدون ابهام باشد.
۹٫ باید نشانه گذاری و حاشیه و پاراگراف بندی رعایت شود.
۱۰٫ نامه باید دارای تاریخ و پیوست باشد.
۱۱٫ نام و نشانی را کامل و درست بنویسید.
۱۲٫ در پایان نامه باید امضاء وجود داشته باشد.
۱۳٫ یک کپی از نامه ارسالی را تهیه و نگه دارید.

اصول نامه‌نگاری اداری

سال‌هاست با پیشرفت تکنولوژی دیگر کسی به فکر نامه نوشتن و ارسال آن نیست. شاید در نگاه اول اصول نامه‌نگاری و پروسه نامه نوشتن آسان و سریع به نظر برسد اما در واقع نامه‌نگاری فقط به آن نامه‌های دوستانه و ساده‌ای که برای هم ارسال می‌کردیم بر نمی‌گردد بلکه هنوز نامه‌های اداری از مهمترین جزئیات مراحل اداری ادارات و شرکت‌ها به حساب می‌آید. پس خالی از لطف نیست که با کلیات مکاتبه اداری آشنا شویم

در این مقاله ما فقط اهداف، دلایل و نکات را بیان میکنیم
اگر دنبال این هستید که سریعتر نوشتن را شروع کنید بدون یاد‌گیری اصول مکاتبه می‌توانید به مقالات زیر سر بزنید
متن نامه اداری درخواست
نمونه نامه اداری به آموزش و پرورش
نمونه نامه اداری درخواست کار
نامه اداری دستوری
نمونه یک نامه اداری جهت معرفی محصول یا شرکت

هدف از نگارش نامه اداری چیست؟

  1. ایجاد ارتباط
  2. بیان خواسته یا شکایات
  3. توضیح درباره جزئیات اهداف و کار

چرا باید نامه‌نگاری اداری را یاد بگیریم؟

  1. کم کردن هزینه
    در بعضی از شرکت‌ها به دلیل عدم توانایی در نگارش نامه اداری آن را برون‌سپاری میکنند که برای شرکت هزینه‌ای در بر دارد
  2. بیان دقیق‌تر خواسته
    وقتی خودتان دست به قلم شوید و هرآنچه که میخواید را از دیدگاه خودتان بنویسید خیلی دقیق‌تر از آن خواهد شد تا برای فردی توضیح دهید که درک درستی از خواسته‌های شما ندارد
  3. بالا رفتن سرعت انجام کار

مکاتبات اداری باید شامل چه مواردی باشند؟

  1. شماره نامه
  2. تاریخ ارسال یا نوشتن نامه
  3. نام گیرنده
  4. نام فرستنده
  5. امضای فرستنده نامه
  6. امضای نامه بوسیله‌ی شخص بالا مرتبه (در صورت نیاز)
  7. استفاده از کاغذهای اداری
  8. رعایت اصول نامه نگاری اداری

توجه داشته باشید که به غیر از نامه ی اداری یادداشت اداری نیز عنوان دیگری است که گاهی از آن استفاده می‌شود با این تفاوت که در یادداشت اداری از تمامی اصول نامه اداری استفاده نمی‌شود و معمولا برای اعضای داخلی یک شرکت استفاده می شود.

هنگام نامه‌نگاری اداری باید به چه نکاتی توجه داشته باشیم؟

  1. از حاشیه بندی استفاده نکنید
  2. متن شما شیوا و فصیح باشد
  3. از نشانه ها در نامه درست و به جا استفاده کنید
  4. به املاء نامه دقت کنید
    اهمیت نامه ی اداری بقدری بالاست که باید به املاء کوچکترین کلمه در نامه دقت کنید، اگر با واژه‌ای آشنا نیستید بهتر است از کلمات روان‌تر و آسان‌تر استفاده کنید.
  5. آهنگ کلمات در نامه
    بسیار مهم است که نحوه ی درست نگارش را در ادبیات نامه خود رعایت کنید تا آهنگ و لحن نامه شما روان و زیبا باشد، همچنین به تایپ نامه دقت کنید.
  6. صفحه بندی نامه اداری
    برخی از سازمان ها ئو ارگان های دولتی و شرکت ها اصول خاصی را در نامه‌های خود مد نظر قرار می‌دهند، هنگام نامه‌نگاری با هر سازمان و شرکتی با این اصول منحصر بفرد آشنا شوید و آن را رعایت کنید.
  7. ابتدا و انتهای نامه
    حتما در ابتدای نامه نام سازمان و ارگان یا شرکت را بنویسید و در انتهای نامه سمت خود را ذکر کنید.
  8. پاسخ نامه های اداری
    زمانی که در حال نگارش پاسخ به یک نامه اداری هستید حتما شماره نامه را پیوست کنید تا دچار سردرگمی نشوید.

انواع نامه های اداری

  • نامه‌های خبری (مثال: افزایش حقوق، توبیخ، تغییر ساعات کار و …)
  • نامه‌های دستوری و درخواستی
  • نامه‌های هماهنگی
  • نامه‌های بازدارنده