از گذشته تا به امروز نامه نگاری اداری در ایران با تغییرات زیادی مواجه شده است و نامه نگاری در ایران به زمان هخامنشیان برمیگردد که نامه ها روی پوست جانوران می نوشتند و بوسیله اسب ها و یا کاروان ها از شهری به شهر دیگر می فرستادند.ساختار نامه های اداری و ویژگی های آن ها از قدیم بسیار مهم بوده است. بعضی نامه ها در قدیم دارای متنی سخت و پیچیده و بعضی دارای متنی راحت و ساده بودند. شیوه نوشتن نامه ها گاهی سبب بهبود مشکلاتی از قبیل جنگ ها و درگیری ها می شد. از دیگر ویژگی های این نامه ها استفاده از کلمات و لغات احترام آمیز همچنین بکار بردن نام و القاب آن ها می باشد.

یکی دیگر از ویژگی هایی که نامه به رسمیت شناخته می شود زدن مهر در نامه است که نوعی احترام به گیرنده نامه می باشد. اگر القاب و عنوان ها بیش از حد در نامه نگاری اداری بکار روند ممکن است به نظر مخاطب چاپلوسی باشد و اگر بعضی عنوان ها یا لقب ها حذف شود شاید به نظر مخاطب بی احترامی تلقی شود. در هر صورت باید تعادل را رعایت کنید. قبلا هم در مورد آموزش نامه نگاری صحبت کردیم که می توانید به آن رجوع کنید.

نامه نگاری اداری

نامه نگاری اداری

تعاریف نامه

نامه در لغت:

– نوشته

– مکتوب

– کتاب

– رقعه

– کاغذ نوشته شده

– ورقه ای که برای کسی نوشته شده است

نامه از نظر اصطلاح:

برگه ای می باشد که در آن بخاطر برقراری ارتباط برای شخصی یا واحد اداری به دلیل هدف مشخصی با یک موضوع مشخص نوشته می شود که بصورت رسمی و غیر رسمی و یا نیمه رسمی نوشته شده و ارسال می شود.

نامه اداری چیست؟

– نویسنده با حداقل ترین کلمات و بصورت محترمانه کوتاه و مختصر درخواست خود را بیان کند.

– نویسنده چند موضوع اداری را نوشته و از آن به عنوان وسیله ارتباطی در درون سازمان و یا بیرون سازمان استفاده می کند.

– به نوشته ای که توسط مقام رسمی برای انجام دادن کارها درون برگه ی ویژه نوشته می شود و در مراحل اداری با عملکردی خاص تهیه و مبادله می شود.

– نوشته ی مکتوبی که برای انجام دادن کارها درون سازمان یا خارج سازمان و یا از سازمان به سازمان دیگر درون برگه ی مخصوص و با مبادلات اداری ارسال و دریافت می شود.

– برای انجام کار خاص اداری مثل اطلاع رسانی و پیگیری و یا درخواست انجام کار بین افراد و یا واحدهای اداری نوشته رسمی مبادله می شود و به آن شماره نامه داده شده و در دبیرخانه ثبت می شود.

انواع نامه نگاری اداری

– نامه داخلی

– نامه خارجی

– نامه خبری

– نامه باز دارنده

– نامه دستوری

– نامه هماهنگی

– و غیره

ویژگی های نامه نگاری اداری

– شماره ی نامه و تاریخ نامه در دبیرخانه ثبت گردد.

– نوشتن نامه برای انجام کار مشخص مثلا درخواست انجام کار

– اسم و عنوان نویسنده نامه مشخص باشد.

– اسم یا عنوان شخص گیرنذه مشخص باشد.

– نکات دستوری و نگارشی را رعایت کنید.

– از کاغذ مناسب استفاده نمایید.

– نامه توسط نویسنده امضاء شده باشد.

– گیرنده و یا فرستنده نامه اداری باشند و یا اینکه هر دو اداری باشند.

– نامه رسمی نوشته شود.

توجه ۱مکتوبی که بدون ذکر شخصیت حقوقی بین دو فرد عادی رد و بدل شود نامه اداری محسوب نمی شود.

توجه ۲: نامه رسمی اداری سند اداری محسوب می شود در هر سازمان هر مدرکی که برای اجرای کارهای اداری ایجاد و ارسال می شود گویند.

توجه ۳: اگر نوشته ای بین کارمندان رد و بدل شود ولی ثبت دبیرخانه نشود جزء نامه اداری نمی باشد.

توجه ۴: نامه های بین مقامات محلی و کنسولگری ها و یا نمایندگان رد و بدل می شود را نامه اداری گویند.

نقش نامه نگاری اداری

  1. ایجاد ارتباط و تبادل اطلاعات برای انجام وظایف اداری
  2. شناخت روابط اجتماعی و سیاسی در دوران مختلف
  3. تشخیص و قضاوت از طریق اسناد و مدارک
  4. انتقال اطلاعات و تجربه ها به آینده
  5. فعالیت اداره ها در مورد موضوع های مختلف نمایش می دهند

برای اینکه کارها به رسمیت شناخته شوند لازم می باشد درخواست ها بصورت کتبی بیان شوند اگر برای کارهای اداری از نامه استفاده نشود پیگیری کارها با مشکل مواجه خواهد شد و نامه می باشد که سبب ارتباط بین سازمان ها و موسسات خواهد شد.

نکته های نامه نگاری اداری

  1. نامه اداری دارای ارزش قانونی می باشد.
  2. بیشتر نامه های اداری سندهای رسمی می باشند.
  3. نامه اداری باید از ابهام بدور باشد و منظور را کامل برساند.
  4. محتوای نامه بخاطر تاثیرگذار بودن در نتیجه نامه باید با دقت و حساسیت بالا نوشته شود.
  5. مسءولین می توانند از طریق نامه نقاط ضعف و قوت سازمان را متوجه شوند.
  6. پژوهشگران از طریق نامه های اداری می توانند متوجه اوضاع اجتماعی و اقتصادی آن جامعه را بررسی نمایند.

نوشتن نامه بسیار ضرورت دارد اما متاسفانه بیشتر مزدم از آن فرار می کنند اکثر کارهای اداری برای انجام باید از طریق نامه درخواست داده شود. نامه اداری در واقع سفیر سازمان یا شرکت می باشد اگر درست نوشته نشود اعتبار فرستنده ی نامه و آن سازمان یا شرکت از بین خواهد رفت. نظم در ارسال و دریافت نامه ها خود نشان دهنده ی نظم سازمان می باشد.

آشنایی با نگارش نامه نگاری

اغلب نیاز داریم نامه ای به دوستان و یا خانواده و یا اداره یا سازمانی بفرستیم در نتیجه فراگیری آن برای همه ی ما ضروری می باشد.با وجود تلفن و نوارهای ویدیویی و کاست موجود اما باز هم نیاز داریم از نامه برای ارتباط استفاده کنیم و هنوز نامه جایگاه خود را از دست نداده است بهترین وسیله ارتباط در ادارات و سازمان ها نامه می باشد. نامه باید به گونه ای نوشته شود که احساسات نویسنده را نشان دهد و جنبه ی ادبی داشته باشد.

نامه شخصیت و فرهنگ و ذوق نویسنده را می رساند چون نامه با دقت زیاد نوشته می شود تاثیر آن از گفتار بیشتر است و بیشتر مردم حتی با داشتن تحصیلات عالی و بیان خوب قادر به نوشتن نیستند بنابراین فراگیری نامه نگاری اداری برای همه ی افراد ضرورت دارد.

بررسی انواع نامه نگاری اداری

نامه ها از نظر نویسنده و مخاطب نامه عنوان نامه و محتوای آن اشکال و ابعاد و زمینه های مختلف دسته بندی می شوند.

الف- نامه از نظر موضوع و محتوا

– نامه خبری: برای اطلاع راجبه موضوعی نامه ای برای مخاطب ارسال می شود.

– نامه پرسشی: نویسنده نامه نظر مخاطب را در مورد موضوعی می پرسد.

– نامه درخواست: نویسنده نامه اعلام انجام و یا ارسال یک موضوع را از مخاطب نامه می پرسد.

– دعوت نامه: دعوت از گروهی و یا شخصی برای همایش و یا جلسه ای و یا …

– نامه مجوز: نویسنده برای انجام کاری موافقت می کند و یا اجازه می دهد.

– معرفی نامه: معرفی فرد یا افرادی برای انجام کاری مثل عضویت در کتابخانه و … که معرفی می شوند.

– تقدیرنامه: نامه ای برای قدردانی می باشد از شخص یا سازمان می باشد.

– حکم: برای تعیین پست سازمانی یا مرخصی و ترفیع و غیره صادر می شود.

– گواهی: تاییدیه برای انجام کاری می باشد.

– نامه ی تبریک: نامه ای که به مناسبت های مختلف و عیدها ارسال می شود.

ب- نامه از نظر نویسنده

– نامه خصوصی: نامه ای که شخصی به شخص دیگر می نویسد.

– نامه اداری: هرگاه شخصی درون سازمانی و یا در سازمان دیگری نامه ای را نوشته و ارسال نماید.

ج- نامه از نظر مخاطب

– نامه خصوصی: نامه ای که گیرنده اش یک شخص حقیقی و یا حقوقی می باشد.

– نامه عمومی: نامه ای که برای جمعی یا گروهی نوشته می شود.

د- نامه از نظر نویسنده و مخاطب

– نامه شخصی – اداری: نامه ای که شخص برای اداره و یا سازمان و یا نهادی برای انجام کار شخصی می فرستد.

– نامه اداری – شخصی: نامه ای که از سمت سازمان و یا اداره ای برای شخصی ارسال می شود.

– نامه اداری – اداری: نامه اداری که بین سازمان ها و اداره ها ارسال و دریافت می شود.

ه- نامه از نظر ماهیت کار و پیام

– نامه خبری: انجام و اجرا و یا مراحل انجام کاری را در رابطه با موضوعی به مخاطب می رساند.

– نامه بازدارنده: نامه ای که از انجام شدن کاری جلوگیری می کند.

– نامه هماهنگی: سبب تولید هماهنگی بین بخش های مختلف سازمان و یا ادره می شود.

– نامه دستوری: اکثر نامه های اداری جزو این دسته می باشند که دستور یا درخواستی از سازمان و یا فردی می باشد.

و- نامه از نظر ارسال یا دریافت

– نامه وارده: نامه ای که از سازمان دیگری  دریافت می شود باید در دبیرخانه ثبت و شماره ای به آن داده شود.

– نامه صادره: نامه ای که به سازمان دیگری ارسال می شود و در دبیرخانه شماره ای به آن داده می شود.

ز- نامه از نظر سابقه ی مکاتبه

– نامه دارای سابقه: اگر نامه ای پاسخ به نامه ای باشد که قبلا فرستاده شده است باید شماره و تاریخ و موضوع نامه قبلی ذکر شود.

– نامه بی سابقه: نامه ای که در آن راجبه موضوعی برای اولین بار نامه ای ارسال شده است و مستقیما به آن می پردازد.

ح- نامه از نظر مهلت دادن برای پاسخ نامه

– نامه عادی: در این نامه ها زمان اعلام کار در مورد موضوع بیان نشده است بهمین دلیل نامه عادی گویند.

– نامه دارای مهلت: نامه ای که بسیار مهم است یا شخص با مقام بالا ارسال کرده باید هر چه سریع تر اقدام شود و پاسخ ارسال شود.

ط- نامه از نظر امکان فاش کردن مطالب آن

– نامه عادی: نامه ای که تمام کارمندان با آن دسترسی دارند و اطلاع دارند.

– نامه طبقه بندی شده: برخی موضوعات نامه بخاطر اهمیت آن ها در سازمان همه ی افراد به آن دسترسی ندارند.

ک- مکاتبات و نامه ها در وزارت امور خارجه

– تعریف مکاتبات و انواع آن:

مکاتبات رسمی: نامه در صورتی به رسمیت شناخته می شود که دارای شماره و تاریخ و مارک دار باشد و معمولا بین مقام رسمی داخلی یا مقام رسمی داخلی و خارجی و یا مقام رسمی داخلی با فرد داخلی و یا خارجی می باشد.

مکاتبات اداری: مکاتبات اداری نامه های رسمی هستند که دارای تاریخ و مارک دار نوشته می شوند که با توجه به اختیاراتشان به یکدیگر و یا به شخص ثالث می نویسند.

مکاتبات تشریفاتی: این نامه ها گاهی فاقد شماره هستند ولی تاریخ را دارند که بین دو فرد یا دو مقام در مورد مسءله مربوط به تشریفات مبادله می شود.

مکاتبات شخصی: این مکاتبات بدون مارک و شماره هستند ولی بهتر است تاریخ داشته باشند و بین افراد مشخص رد و بدل می شود ممکن است اداری باشد و یا نباشد.

مکاتبات خصوصی: مکاتباتی هستند که یک شخص به شخص دیگری می نویسد و اداری نمی باشد.

مکاتبات غیر رسمی: اگر در نامه ی شخصی مطلب اداری نوشته شود با اینکه نامه غیر رسمی می باشد اما می توان در صورت لزوم به آن ترتیب اثر داده شود.

– انواع نوشته های اداری

پیش نویس: اغلب مقام پایین برای تایید شدن به مقام بالا ارسال می کند.

گزارش: مقام پایین تر گزارش نوشته ای را در مورد مطلب یا ماموریتی به مقام بالاتر ارسال می کند.

یادداشت: نوشته ای بین وزارت امور خارجه و نماینده های سیاسی می باشد و بصورت سوم شخص نوشته شده است.

تذکاریه: تذکاریه نوشته ای است برای توجیه دولت و یا تذکر کتبی که بطور شفاهی بحث شده است تنظیم شده و در سربرگ نوشته می شود.

صورتجلسه: نوشته ای می باشد که در تاریخ و محل مشخص و شرکت کنندگان مشخص دارد و نتیجه اش را منعکس می کند.

خط مشی: دستوری می باشد برای رسیدن به هدف های بلند مدت که بصورت کتبی یا تلگرافی می باشد.

صورت مذاکرات: در گفت و گوهای رسمی بین مقامات جمهوری اسلامی و مقامات خارجی باید مذاکرات تهیه شود که اغلب دو نفر این کار را انجام می دهند.

بخشنامه:  نوشته اداری می باشد که از طرف مقام بالا به مقام مادون بدون ذکر نام نوشته می شود.

اعلامیه ی مشترک: هر گاه هر یک از مقامات ایرانی از کشوری بازدید کنند در انتهای سفر اعلامیه هایی در هر دو کشور پخش می شود که در آن تاریخ مدت سفر و همچنین نام میهمان ها و همراهها در آن بیان می شود.

تلگراف: نوشته ای می باشد که توسط بیسیم و تلکس مخابره و تلگراف مخابره می شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید