نامه هایی که در بین اداره ها و سازمان ها رد و بدل می شود و در روند اداری بکار می رود و ثابت می باشد و در تمام نمونه نامه های رسمی و اداری بکار می رود را بررسی می کنیم. برای توضیحات بیشتر می توان به نامه نگاری اداری مراجعه نمایید.

نمونه نامه های رسمی و اداری

و اغلب نامه های اداری از بخش های ثابت زیر تشکیل شده اند:

  1. مقدمه (سرآغاز نامه)
  2. تاریخ صدور نامه
  3. شماره ثبت در دبیرخانه
  4. موضوع نامه
  5. عنوان گیرنده ی نامه
  6. سلام
  7. استفاده از جملات احترام آمیز
  8. متن اصلی نامه های اداری
  9. نام و سمت فرستنده ی نامه
  10. امضای فرستنده
  11. مهر ارسال کننده نامه
  12. رونوشت نامه
  13. پیوست نامه
  14. آدرس و تلفن فرستنده ی نامه

بررسی بخش های مختلف نمونه نامه های رسمی و اداری

  1. مقدمه (سرآغاز نامه)

نامه های اداری در ایران معمولا مقدمه شان با نام و یاد خدا شروع می شود و یا اینکه با شعر آغاز می شود یک بیت و یا یک مصرع آورده می شود.مثلا:

بسمه تعالی

به نام خدا

بسم الله الرحمن الرحیم

به نام آن که بلند است نام او

به نام حضرت دوست   که هر چه هست از اوست

به نام خداوند جان و خرد   کزین برتر اندیشه بر نگذرد

به نام چاشنی بخش زبان ها   حلاوت بخش معنی در بیان ها

  1. تاریخ صدور نامه

در نامه های اداری تاریخ نامه را در بالا و در گوشه سمت چپ نامه می نویسند نوشتن تاریخ در همه ی نامه ها امری ضروری می باشد بطورییکه هر کاری درباره ی نامه نیاز به تاریخ می باشد معمولا تاریخ بصورت عددی و کامل همراه با روز و ماه و سال نوشته می شود همچنین می توان براحتی به سوابق دسترسی داشت و وضعیت آن را بررسی نمود. تاریخ آنقدر مهم می باشد که در صورت عدم وجود آن ممکن است نامه ترتیب اثر داده نشود.

از تاریخ و موضوع نامه می توان اطلاعات زیر را کسب کنید:

– فاصله بین صدور یا ارجاع نامه تا تحویل آن به گیرنده نامه

– زمان منطقی پاسخگویی نامه یا مدت زمان مشخص شده برای انجام آن یا وصول نامه پس از زمان مشخص شده می باشد.

– گردش کار صحیح در قسمت های مختلف اداری و انجام  به موقع کارها و یا انجام با تاخیر آن.

– انجام کارها بر اساس تاریخ و سوابق مثلا در تصمیمات پزشک تاریخ آزمایش ها و معاینه قبلی و داروهای قبلی  در تشخیص بیماری و تعین درمان نقش مهمی را دارد.

– اگر نامه ای با تاخیر پاسخ داده شود باید در زمان پاسخ به آن اشاره شود مثلا در متن نوشت:

با عنایت نامه ی شماره ۱۳۵/۱۲۵۸ مورخ ۱۳۹۶/۸/۲۰ در مورد … که در تاریخ ۱۳۹۶/۱۰/۲۰ واصل شده است به استحضار می رساند …

یا

بازگشت به نامه ی شماره ۱۳۵/۱۲۵۸ مورخ ۱۳۹۶/۸/۲۰ در مورد … که در تاریخ ۱۳۹۶/۱۰/۲۰ به این اداره کل رسیده است به استحضار می رساند …

– در برخی نامه های مهم اداری نظیر چک بانکی و فروش خودرو و اسناد خرید ساختمان و غیره برای جلوگیری اط سء استفاده و همچنین رفع ابهام نیاز می باشد تاریخ نامه علاوه بر عددی بصورت حروفی نوشته شود مثلا بیست و سوم دی ماه یکهزارو سیصد و نود و شش هجری شمسی (۱۳۹۶/۱۰/۲۳)

  1. شماره ثبت در دبیرخانه

سازمان ها و ادارات برای راحتتر کردن کار خود و نظم دادن به آن نامه های اداری را با شماره ی آن در دفتری در درون دبیرخانه ثبت می کنند معمولا شماره نامه در بالا و سمت چپ نامه و در مقابل کلمه شماره ثبت می شود معمولا بین شماره ی نامه و کد دبیرخانه ممیز و یا خط تیره قرار می گیرد. نامه ای که شماره ندارد رسمیت کامل ندارد.

توجه ۱: برای آسان شدن پیگیری نامه ها افراد حقیقی هم برای نامه هایشان شماره ای در نظر می گیرد و روی نامه می نویسند.

توجه ۲: هنگامی که شخص حقیقی به اداره ای نامه می نویسد نیاز به نوشتن شماره در آن ندارد اما نامه در دبیرخانه ثبت خواهد شد و شماره ثبت آن به نویسنده نامه برای پیگیری های بعدی داده می شود.

  1. موضوع نامه

معمولا پس از سرآغاز موضوع نامه آورده می شود اما امروزه به دلیل اینکه از فناوری جدید و یارانه و نرم افزارها استفاده می شود دیگر نیاز به نوشتن موضوع نامه نمی باشد.

موضوع نامه می تواند شامل:

– گواهی اشتغال

– صدور مجوز

– درخواست مرخصی

– ابلاغ محل اشتغال

– درخواست کار

– و غیره

  1. عنوان گیرنده ی نامه

عنوان نامه فرد یا واحد اداری می باشد که نامه را دریافت می کند.

– عنوان گیرنده ی نامه باید در شان گیرنده باشد.

– عنوان گیرنده باید باید در عرف سازمانی درست و صحیح باشد.

عنوان نامه های اداری را به یکی از ۴ روش زیر می نویسند:

– نام کامل دستگاه یا سازمان یا موسسه گیرنده نامه

وزارت محترم امور خارجه

استانداری محترم استان گلستان

اداره ی محترم آموزش و پرورش گرگان

سازمان محترم آموزش و پرورش شهر گرگان

ریاست محترم جمهوری اسلامی ایران

وزارت کشور- اداره کل محترم امور اداری

– سمت سازمانی گیرنده ی نامه

مدیر محترم دبیرستان الزهرا

مشاور محترم رییس جمهور در مورد ایثارگران

وزیر محترم آموزش و پرورش

رییس محترم مجلس شورای اسلامی

دبیر کل محترم مجمع جهانی اهل البیت(ع)

رییس محترم مرکز پیش دانشگاهی و دبیرستان شهید بهشتی

– نام خانوادگی و سمت گیرنده نامه

جناب آقای موسوی

مدیر کل محترم امور اداری – وزارت …

 

جناب آقای رضایی

مدیر محترم مدرسه ی شهید رمضانعلی رحیمی

– نام و نام خانوادگی و سمت گیرنده ی نامه

جناب آقای سید محمدحسین طباطبایی

رییس محتذم دانشکده ی داروسازی- دانشگاه …

 

جناب آقای مهرداد احمدی

معاون محترم حقوقی و امور مجلس- وزارت …

 

جناب آقای سید علی حسینی

مدیر کل محترم روابط عمومی و امور بین الملل- وزارت …

توجه : روش نام و نام خانوادگی و سمت گیرنده ی نامه بهترین روش می باشد زیرا هم به شخصیت حقیقی و هم حقوقی اشاره می شود.

  1. سلام در نمونه نامه های رسمی و اداری

در نامه های اداری در ایران بعد از عنوان نامه و قبل از متن اصلی نامه از متن های زیر استفاده می شود:

– با سلام

– با عرض سلام

– با درود فراوان

– با عرض سلام و ادب و احترام

– با سلام و احترام

– السلام علیکم و رحمه الله

  1. استفاده از جملات احترام آمیز

اغلب در قسمت شروع قسمت های میانی و در پایان نامه های اداری از جملات احترام استفاده می شود:

– در شروع نمونه نامه های رسمی و اداری

با احترام

با احترام به استحضار می رساند

احتراما به عرض می رساند

ضمن تشکر از همکاری های صمیمانه جنابعالی

احتراما همان گونه که مستحضر هستید …

احتراما همان گونه که استحضار دارید …

احتراما معروض می دارد …

با احترام و ضمن ادای سپاس و تشکر به آگاهی می رساند

با احترام و ضمن آرزوی توفیق برای جنابعالی به اطلاع می رساند

– در قسمت میانی نمونه نامه های رسمی و اداری

موجب تشکر است …

موجب امتنان است …

متمنی است دستور فرمایید

مستدعی است دستور فرمایید

تمنا دارد …

استدعا دارد

خواهشمند است …

متمنی است …

موجب مزید امتنان (تشکر) است …

– در قسمت پایانی نمونه نامه های رسمی و اداری

در انتهای نامه های اداری از عبارات زیر استفاده می شود:

با تقدیم احترام

با احترامات بسیار

با احترامات فاءقه

با تقدیم احترامات فاءقه

با احترام

پیشاپیش از دستور مساعدی که صادر خواهید فرمود کمال امتنان را دارم.

پیشاپیش از بذل عنایتی که خواهید فرمود سپاسگزارم.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی تشکر می نمایم.

از اقدامی که معمول خواهید فرمود پیشاپیش سپاسگزاری می کنم.

از همکاری های صمیمانه جنابعالی بی نهایت سپاسگذارم.

توجه: نوشتن جملات احترام آمیز در قسمت ابتدای نامه ضروری نمی باشد.

  1. متن اصلی نامه های اداری

متن اصلی در نامه های اداری شامل دو بخش می باشد:

– ارایه اطلاعات مفید و کوتاه در مورد موضوع مورد نظر

– ارایه راهکارها و پیشنهادات مناسب در مورد موضوع نامه

توجه ۱: برای راحت انجام شدن کارهای اداری بهتر است در نامه به یک موضوع پرداخت.

توجه ۲: از بکار بردن جملات طولانی در نامه خودداری کنید.

  1. نام و سمت فرستنده ی نامه

یک سطر پایین متن نامه و در سمت چپ نام و نام خانوادگی نویسنده و در زیر آن سمت عنوان او نوشته می شود و گاهی در بعضی سازمان ها ابتدا سمت عنوان و سپس نام و نام خانوادگی نویسنده نوشته شده است.

توجه ۱: برخی از مقالات بالا در سازمان ها و ادارات دارای سربرگ اختصاصی می باشند که در آن صورت می توان از درج سمت فرستنده در قسمت پایین نامه خودداری کنید.

توجه ۲: هدف اصلی از چاپ سربرگ اینست که اطلاعاتی مانند تلفن نمابر و نشانی صندوق پستی و یا نشانی پست الکترونیکی رو آن نوشته شود که دسترسی به فرستنده نامه راحتتر باشد.

  1. امضای فرستنده نامه

نامه ای که امضاء از طرف نویسنده آن یا فرد مسءول نداشته باشد هیچ اعتباری نخواهد داشت.

سه حالت برای امضاء نامه های اداری داریم:

– امضاء توسط فرستنده

– امضاء از طرف فرستنده

اگر شخص از فرستنده ی نامه اجازه امضاء داشته باشد آن را امضاء می کند.

– استفاده از مهر امضای فرستنده

اگر نامه اصلی توسط فرستنده امضاء شود برای نسخه های بعدی که بصورت رونوشت می باشند می توان با هماهنگی فرستنده در نسخه های رونوشت را با مهر و امضاء مهمور و ارسال می کنیم.

توجه: جای نامه در امضاء قسمت پایین سمت چپ می باشد و گاهی زیر امضاء تاریخ می نویسند که نشان دهنده دقت امضاء کننده می باشد.

  ۱۱٫  مهر ارسال کننده نامه

معمولا هر سازمان و یا اداره ای مهری را تهیه می کند و در دبیرخانه سازمان قرار می دهد تا نامه های اداری پس از امضاء نویسنده مهر زده شوند و درون دبیرخانه ثبت شوند. امضاء نامه صحت و اعتبار نامه را تایید می کند و مهر زدن آن در دبیرخانه سبب می شود محتوای آن و درستی اش تایید شود.

  1. رونوشت نامه

گاهی برخی از نامه ها چندین گیرنده خواهند داشت که در آنصورت باید به تعداد گیرنده ها یک برگ نامه با رونوشت تهیه شود.

برای ارسال رونوشت نامه در قسمت پایین نامه پس از نوشتن عبارت رونوشت نام و گیرندگان رونوشت نامه و جملاتی مانند زیر می نویسم.

رونوشت:

جناب آقای رضا احمدی معاون محترم اداری و مالی برای استحضار

جناب آقای محمد رضا احمدی کارشناس محترم برای اطلاع و اقدام لازم

جناب آقای محمد مهدی اکبری مدیر کل محترم امور اداری  برای آگاهی

جناب آقای امیر رضا سبحانی معاون محترم امور اجتماعی وزارت … در پاسخ به نامه ی شماره ۲۸/۷۵۸ مورخ ۱۳۹۶/۱۰/۱۴ برای استحضار

  1. پیوست در نمونه نامه های رسمی و اداری

گاهی نیاز است همراه با نامه کتاب مقاله مدرک سند و یا نامه ی دیگری ارسال گردد که هر چیزی همراه با نامه ارسال می شود پیوست نامه گویند.

توجه ۱: اگر همراه نامه چک پول نقد و یا هر سند مهم دیگر ارسال شود باید مشخصاتش در متن نامه نوشته شود.

توجه ۲: تاریخ و شماره و پیوست هر سه عنوان در نامه های اداری در قسمت بالا و در سمت چپ نامه گذاشته می شود.

  1. آدرس و تلفن فرستنده ی نامه

اگر نویسنده نامه اداری از سربرگ استفاده نکند باید زیر نامه آدرس و شماره تلفن اش را بنویسد تا گیرنده نامه بتواند به آن پاسخ دهد.

توجه ۱: در بعضی نامه های اداری آدرس و شماره تلفن گیرنده روی نامه نوشته نمی شود و بر روی پاکت نامه می نویسند.

توجه ۲: اگر نام و آدرس فرستنده صحیح نوشته نشوند نامه در زمان مناسب به گیرنده نمی رسد و برگشت و اصلاح آن سبب تاخیر می شود و اگر آدرس فرستنده هم صحیح نوشته نشود و به هر دلیل نامه بخواهد برگشت داده شود نامه رسان به فرستنده نامه دسترسی نخواهد داشت.

بعنوان مثال داریم:

فرستنده نامه: نام و نام خانوادگی …….

شهر: …….. خیابان اصلی: …… خیابان فرعی …… کوچه ….. شماره ….. کد پستی: …. تلفن:….. نمابر:…..

گیرنده نامه: نام و نام خانوادگی ……..

شهر: …….. خیابان اصلی: …… خیابان فرعی …… کوچه ….. شماره ….. کد پستی: …. تلفن:….. نمابر:…..

 

گیرنده:

تهران خیابان شهید بهشتی خیابان قاءم مقام فراهانی ساختمان شماره …

جناب آقای محمد حسین محمدی

مدیر عامل محترم موسسه ….

کد پستی:…..          تلفن:…..

فرستنده:

گلستان گرگان خیابان شهید باهنر خیابان گلستان هشتم ساختمان شماره …

محمد علی دستغیب

رییس سازمان….

کد پستی:….       تلفن:….

نکته ۱: نام و آدرس گیرنده و فرستنده بر روی پاکت باید با خط خوش و خوانا باشد و بهتر است مثل نامه تایپ شده باشد.

نکته ۲: آدر و نشانی هر دو به یک معنی می باشند اما استفاده از کلمه ی نشانی که فارسی است بهتر است.

نکته ۳: بهتر است از کلمات احترام آمیز بر روی پاکت نامه خودداری کنید زیرا کار نامه رسان مشکل می شود و وقتش تلف می شود.

2 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید