سال‌هاست با پیشرفت تکنولوژی دیگر کسی به فکر نامه نوشتن و ارسال آن نیست. شاید در نگاه اول اصول نامه‌نگاری و پروسه نامه نوشتن آسان و سریع به نظر برسد اما در واقع نامه‌نگاری فقط به آن نامه‌های دوستانه و ساده‌ای که برای هم ارسال می‌کردیم بر نمی‌گردد بلکه هنوز نامه‌های اداری از مهمترین جزئیات مراحل اداری ادارات و شرکت‌ها به حساب می‌آید. پس خالی از لطف نیست که با کلیات مکاتبه اداری آشنا شویم

در این مقاله ما فقط اهداف، دلایل و نکات را بیان میکنیم
اگر دنبال این هستید که سریعتر نوشتن را شروع کنید بدون یاد‌گیری اصول مکاتبه می‌توانید به مقالات زیر سر بزنید
متن نامه اداری درخواست
نمونه نامه اداری به آموزش و پرورش
نمونه نامه اداری درخواست کار
نامه اداری دستوری
نمونه یک نامه اداری جهت معرفی محصول یا شرکت

هدف از نگارش نامه اداری چیست؟

  1. ایجاد ارتباط
  2. بیان خواسته یا شکایات
  3. توضیح درباره جزئیات اهداف و کار

چرا باید نامه‌نگاری اداری را یاد بگیریم؟

  1. کم کردن هزینه
    در بعضی از شرکت‌ها به دلیل عدم توانایی در نگارش نامه اداری آن را برون‌سپاری میکنند که برای شرکت هزینه‌ای در بر دارد
  2. بیان دقیق‌تر خواسته
    وقتی خودتان دست به قلم شوید و هرآنچه که میخواید را از دیدگاه خودتان بنویسید خیلی دقیق‌تر از آن خواهد شد تا برای فردی توضیح دهید که درک درستی از خواسته‌های شما ندارد
  3. بالا رفتن سرعت انجام کار

مکاتبات اداری باید شامل چه مواردی باشند؟

  1. شماره نامه
  2. تاریخ ارسال یا نوشتن نامه
  3. نام گیرنده
  4. نام فرستنده
  5. امضای فرستنده نامه
  6. امضای نامه بوسیله‌ی شخص بالا مرتبه (در صورت نیاز)
  7. استفاده از کاغذهای اداری
  8. رعایت اصول نامه نگاری اداری

توجه داشته باشید که به غیر از نامه ی اداری یادداشت اداری نیز عنوان دیگری است که گاهی از آن استفاده می‌شود با این تفاوت که در یادداشت اداری از تمامی اصول نامه اداری استفاده نمی‌شود و معمولا برای اعضای داخلی یک شرکت استفاده می شود.

هنگام نامه‌نگاری اداری باید به چه نکاتی توجه داشته باشیم؟

  1. از حاشیه بندی استفاده نکنید
  2. متن شما شیوا و فصیح باشد
  3. از نشانه ها در نامه درست و به جا استفاده کنید
  4. به املاء نامه دقت کنید
    اهمیت نامه ی اداری بقدری بالاست که باید به املاء کوچکترین کلمه در نامه دقت کنید، اگر با واژه‌ای آشنا نیستید بهتر است از کلمات روان‌تر و آسان‌تر استفاده کنید.
  5. آهنگ کلمات در نامه
    بسیار مهم است که نحوه ی درست نگارش را در ادبیات نامه خود رعایت کنید تا آهنگ و لحن نامه شما روان و زیبا باشد، همچنین به تایپ نامه دقت کنید.
  6. صفحه بندی نامه اداری
    برخی از سازمان ها ئو ارگان های دولتی و شرکت ها اصول خاصی را در نامه‌های خود مد نظر قرار می‌دهند، هنگام نامه‌نگاری با هر سازمان و شرکتی با این اصول منحصر بفرد آشنا شوید و آن را رعایت کنید.
  7. ابتدا و انتهای نامه
    حتما در ابتدای نامه نام سازمان و ارگان یا شرکت را بنویسید و در انتهای نامه سمت خود را ذکر کنید.
  8. پاسخ نامه های اداری
    زمانی که در حال نگارش پاسخ به یک نامه اداری هستید حتما شماره نامه را پیوست کنید تا دچار سردرگمی نشوید.

انواع نامه های اداری

  • نامه‌های خبری (مثال: افزایش حقوق، توبیخ، تغییر ساعات کار و …)
  • نامه‌های دستوری و درخواستی
  • نامه‌های هماهنگی
  • نامه‌های بازدارنده

2 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

  • حمید باقری
    10/01/2020 02:37

    ممنون زیبا و ساده و کاربردی بود

    پاسخ
  • ابوالفضل
    20/04/2020 08:37

    برای ارگان های نظامی هم میتونیم از این مدل نامه ها استفاده کنیم؟؟

    پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید